公司档案管理办法

　　第一章总则

　　第一条为了提高XXXXXX有限公司(以下简称XXXXXX)档案管理水平，充分发挥档案在储备粮管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家有关法规及XXXXXX、XXXXXX有关要求，结合XXXXXX的实际情况，制定本办法。

　　第二条本办法所称档案是指XXXXXX在XXXX管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，是XXXXXX各项工作的真实记录和宝贵的信息资源，必须集中统一管理，以确保档案的真实性、完整性，可追溯性和安全性。

　　第三条本办法适用于XXXXXX各科室的文书、人事、会计、基本建设、审计、声像、实物、设备、科研等各类档案管理。

　　第二章管理体制

　　第四条档案工作管理体系

　　XXXXXX档案工作实行统一领导，分级管理的原则。

　　综合人事监察科是XXXXXX档案管理工作科室，对档案工作行使统等规划，统一制度，组织协调，督促归档和业务指导的管理职能。

　　条件允许的情况下可以根据实际情况，设人事档案分室、文书档案分室、会计(审计)档案分室、党建档案分室、购销和仓储统计档案分室、基本建设档案分室。

　　第五条档案人员配备及要求

　　各科室设兼职档案员，综合人事监察科设专职档案员，依靠属地档案管理部门加强人员专业化培训。

　　档案人员应遵纪守法、忠于职守，具备专科以上学历，档案

　　管理专业知识及技能，定期接受档案业务培训。

　　专职档案员因特殊原因无法履行档案管理工作，需要提前三个月提出申请，经科室分管领导批难，抽调人员进行档案管理工作，办理工作移交，各科室兼职档案员因特珠原因无法理行职责范图内的档案管理工作，需提前一个月提出申请，经科室分管领导批准，委托其他人员进行档案管理工作，办理工作移交。

　　第六条档案科室职责

　　XXXXXX的声像、实物，科研、专项档案由档案室统一管程，人事、文书、党建、会计(审计)、统计(购销及仓储类)、设备、基本建设档案由其责任科室保管，由各科室兼职档案员管理好，进行双锁管理，即档案室门锁由专职档案员管理，各科室档案存放柜钥匙由各科室兼职档案员管理。

　　(一)档案室主要职责

　　1.宣传贯彻国家档案工作的法律，法规和有关规章制度，组织制定档案管理制度。

　　2.负责XXXXXX档案的收集、整理，保管和提供利用工作，负责格定的安全、保密和权限管理。

　　3.负责组织档案信息化建设。

　　4.负责组织公司内部，兼职档案人员培训。

　　(二)人事档案分室主要职责

　　人事档案分室设在人事档案专柜由管理人事人员负责档案柜管理，主要职责是：

　　1.负责人事档案的收集，整理、保管、利用。

　　2.负责人事档案的安全、保密及锁好档案柜工作。

　　3.负责人力资源管理类文件的收集、整理，向档案室归档。

　　(三)文书档案分室主要职责

　　文书档案分室设在文书档案柜，主要职责是：

　　1.负责文书档案(包括收发文、总经理办公会会议记录及纪要)的收集、整理、保管利用。

　　2.负责文书档案的安全、保密及锁好档案柜工作。

　　3.负责文书类文件的收集、整理，向档案室归档。

　　(四)党建档案分室主要职责

　　1.负责党建档案(按照规范化标准化要求对发文、党组织会议记录、会议纪要及相关资料)的收集、整理、保管利用。

　　2.负责党建档案的安全、保密及锁好档案柜工作。

　　3.负责党建类文件的收集、整理，向档案室归档。

　　(五)会计档案分室主要职责

　　会计档案分室设在财务档案柜，主要职责是：

　　1.负责会计档案的伙集、整理，保管利用。

　　2.负责会计档案的安全、保密及锁好档案柜工作。

　　3.负责财务管理类文件的收集，整理，向档案室归档。

　　(六)基本建设分室主要职责

　　基本建设档案分室设在建设档案柜，主要职责是：

　　1.负责基本建设档案的收集、整理、保管利用。

　　2.负责基本建设档案的安全、保密及锁好档案柜工作。

　　3.负责基本建设管理类文件的收集、整理，向档案室归档。

　　(七)统计(购销及仓储类)档案分室主要职责

　　文书档案分室设在文书档案柜，主要职责是：

　　1.负责统计档案(包括报表、收购、出入库票据等)的收集、整理、保管利用。

　　2.负责统计档案的安全、保密及锁好档案柜工作。

　　3.负责统计类文件的收集、整理，向档案室归档。

　　(八)不设档案分室的各班组、业务，由科室负责人指定专人任兼职书案员，其主要职责是：

　　1.收集、整理岗位业务相关的文件档量，向档案室移交归档。

　　2.负责本人岗位业务文件档案的安全，保密工作。

　　第三章档案管理要求

　　第七条文件材料的形成、积累、整理。归核是XXXXXX各项工作的重要组成部分，应纳入各科室岗位责任和考核范围

　　第八条档案分类

　　XXXXXX档案分为人事、文书、党建、会计(审计)、统计(购销及仓储类)、基本建设、声像、实物、设备、科研、专项档案共计十一类。

　　第九条文件材料归档范围和保管期限

　　文书、声像、实物类文件材料归档范围及保管期限表见附件。

　　会计(审计)档案、党建档案、人事档案、基本建设档案及保带期照按照国家和上级单位的有关规定执行。

　　第十条文件归档要求

　　XXXXXX在经营管理等各项工作中形成的具有保存，利用价值的文件均应归档，统一管理，任何部门和个人不得将应归档的文件材料据为已有或拒绝归档。

　　(一)扫档时间

　　1.开始暂立卷保存的文件材料于次年3月底前向档案室归档。

　　2.审计文件在审计完毕后，在责任科室保存一年，次年3月底前归档。

　　3.建设项目文件在项目验收，项目竣工财务决算批复后归档。

　　4.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件随时归档。

　　5.外购设备仪器或引进项目的文件在开箱验收或接收后即时登记归档。

　　6.光盘、照片及底片、胶片等载体形式的文件在工作结来后整理归档，或与相应内容的纸质文件一并归档。

　　7.更新、补充的文件。内部组织机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件等，随时归档。

　　(二)归档份数

　　文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的和有专门有要的可适当增加份数。

　　(三)归格要求

　　1.各科室班组形成、处理的文件材料在归入档案案前，由各科室的档案管理员负责收集、整理。

　　2.归档的文件材料应是原件，特殊情况无法提供原件，可以归档复印件，但必须注明原件出处。

　　3.具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿。

　　4.归档的文件材料要保证完整、准确和系统，发文稿纸、收文处理单等签署齐全。其制成材料应有利于长久保存，图文字迹清晰，不得使用铅笔、圆球笔、红基水成纯置墨水起草和签批文件。

　　5.与纸质文件或其他载体形式相对应文件的电子版也一并归档。并检查其一致性。归档的电子文件应拷贝至耐久性好的载体上，脱机保存。

　　6.文件材料移交。归档履行交接手续，交接双方在《归档文件修交单》(见附件1)签字。档案员在接收档案时应认真核对，并检查档案质量。对不符合要求的，提出整改意见，道回有关科室限期整改。

　　第十一条工作文件的移交

　　(一)XXXXXX人员因长时间公工外出或者学习。考察和外出参加重要会议所形成，获得的文件材料，应由当事人在考察活动和会议结束后及时归档。

　　(二)XXXXXX工作人员变动工作时，必须将属于的归档范围的文件材料全部移交档案室或本科室兼职档案员。

　　第十二条XXXXXX重大投资项目，以下文件应归档：

　　(一)立项报告。可行性研究报告、初步设计方案、概算调整等请示、报告、批复文份。

　　(二)XXXXXX决策、中标通知书、上级审批文件。

　　(三)投资各方的资质文件。

　　(西)城市规划意见、规划选址意见书，项目用地预审意见等政府机关出具的有关文件。

　　(五)银行贷款承诺函，融资意向书、投资意向书，投资各方企业的资金信用证明等项目资金来源证明文件。

　　(六)其它重要文件材料。

　　第十三条特殊情况处理

　　(一)两个以上科室协作完成的项目，由主办科室牵头组织各相关科室归档文件材料，协办科室只归档所承担任务的有关部分。

　　(二)暂停或中止项目的文件材料在有关程序办理完毕后整理归档。

　　(三)为开展工作收集的国家政策法规、制度、标准。市场信息等，作为档案室或科室资料保存。

　　第十四条为保证中储根集国公司文件柿案齐全究整，在与合作方签订合同，协议时应明确标注对方类供文件的内容、时间、份数、

　　第四章档案的保密管理

　　第十五条档案的保密管理

　　(一)会体员工要树立高度的责任心，自觉遵守中储粮XXXXXX、XXXXXX及XXXXXX的保密规定，共同做好档案的保密工作，杜绝发生失泄密事缺。

　　(二)密级文件的管理

　　XXXXXX档案密级定为绝密、机密、秘密、商密、普通五个级别。

　　1.收文中涉及国家秘密的文件，按文件标定的密级管理。

　　2.发文中涉及国家秘密的文件，由文件形成者标定密级，档案管理科室按文件标定的密级管理。

　　3.绝密档案单柜保存。

　　(三)档案利用权限设置

　　各科室归档文件时，应根据保密规定设定利用权限。

　　第五章档案的利用

　　第十六条档案佛间管理

　　1.档案室保存的档案主要为公司内部提供利用，一股情况下档案不向外部单位或人员提供借阅。

　　2.查阅档案应在档案室内进行，借阅人员必须爱护档案，不得损坏或拆散档案，不得在档案上涂改或批注。

　　3.利用档案应在《档案借阅登记表》上登记，并做好利用效果记录。

　　4.《档案借阅登记表》按年度整理，统一保存。

　　第十七条档案借阅审批

　　(一)借阅普通档案

　　1.在职人员查阅、借阅其业务范围内的非涉密档案，需填写《档案借阅登记表》，办理借阅手续，查阅、借阅其他科室，主管业务范围外的档的，经填写《档案借阅审批表》(见附件2)，经综合人事监察科，文件归档科室负责人批准。

　　2.外部人员查阅、借阅档案，须持单位介绍信及本人身份证，填写《档案借阅审批表》，经分管彬案工作的公司领导批准，委托相关职能科室代为办理。

　　3.借出非密档案原件，须填写《档案借阅审批表》，经综合人事监察科负责人批准，借出档案一周之内归还。

　　4.借阅档案归还时，档案管理人员应当面核对，填写相应的归还信息，做好利用效果的统计工作，并将所归还的档案及时入库归位。

　　5.需延长借阅时间的，应重新办理借阅手续，档案借阅者公出、出国、休假成调动工作时、应及时将所借档案全部归还。

　　(二)借阅档案

　　1.借阅总经理办公会文件，财务档案，人事档案等，需经科室分管领导签字审批。

　　2.涉密档案一般不借出。

　　(三)复制、摘录档案

　　XXXXXX档案未经允许严禁复制、摘录、带出档案室与他人查看，如需复印必须由档案管理员进行复印。

　　第十八条档案信息编研

　　应根据管理工作需要，对档案信息进行分类汇总、分析研究，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编、大事记、年鉴、组织沿革，科研成果简介，工程项目简介等。

　　第六章档案保管要求

　　第十九条档案定置定位管理

　　档案室档案应分类存放保管，并稳定库房内档案的排列方法和位置，编制档案排架(档案柜)位置表。

　　第二十条档案安全管理

　　(一)严格履行“八防”措施，做好档案的防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等安全防护工作，及时发现和消除档案保管中的隐患，确保档案安全。

　　(二)保持库房整洁，库房内严禁吸烟和存放易燃品，不准堆放杂物。

　　(三)档案人员离开库房前，要进行安全检查。

　　(四)加强档案信息系统安全维护，加强移动存储介质的使用管理，防止失窃密事件发生，如发现丢失、窃密、泄密事件要及时向有关科室报告，并保护好现场。

　　第七章档案的统计、鉴定与销毁

　　第二十一条各科室档案管理员填报好各自的档案统计报表，综合人事监察科负责做好统计数据分析，并按需求上报。

　　第二十二条档案鉴定工作原则上十年进行一次，由档案鉴定小组对保管期限到期的档案重新进行价值鉴定，剔除、销毁失去保存价值的档案，并在备考表中注明，档案鉴定小组由综合人事监察科和文件形成科室负责人组成，编制销毁档案清册，形成鉴定报告和销毁报告，报企业主管领导审批。

　　会计档案销毁程序按会计档案管理办法执行。

　　第二十三条经鉴定后没有保存价值的档案可以进行销毁，销毁档案时应严格执行保密规定，两人以上监销，并在销毁档案清册上签字。未经鉴定，任何人均不得随意销毁档案。销毁档案审批表及销毁档案清册永久保存。

　　《档案销毁审批表》详见附件3。

　　第八章奖惩措施

　　第二十四条符合下列情况之一的科室或个人，应给予奖励：

　　(一)积极主动开发与提供利用档案，增加了经济效益或社会效益，对企业发展做出重要贡献的。

　　(二)主动将重要或珍贵档案捐赠给公司的。

　　(三)同违反档案法律、法规的行为作斗争并表现突出的。

　　第二十五条对有下列行为的科室和个人，根据管理权限，对直接责任者给予通报批评，建议给予行政处分，构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任：

　　(一)涂改、损毁、伪造、丢失或销毁属于国家所有档案的。

　　(二)擅自提供、公布、出卖、销毁属于国家所有的档案的。

　　(三)玩忽职守，造成档案损失的。

　　第九章档案信息化和数字档案馆建设

　　第二十六条档案信息化建设纳入企业信息化项目建设整体方案中，坚持“统筹规划，统一管理，分步推进、安全保密”的原则，要建立符合标准规范、安全保密管理要求的档案管理系统，建设安全的网络基础设施，保证档案实体安全、数据安全和网络安全。

　　第二十七条加强数字档案室的建设力度，通过接收电子档案，对档案进行数字化处理等方法，建设档案全文数据库和多媒体数据库，积极推进档案资源存量数字化、增量电子化、信息标准化、利用网络化。

　　第二十八条加强电子文件收集、整理、归档、管理控制等工作，规范电子文件移交流程，确保电子档案的长久保存和长久可读。建立与数字档案室相适应的电子文件存储备份中心，推进文档一体化管理，打通各业务系统与数字化档案管理系统的通道，提升档案管理水平。

　　第十章附则

　　第二十九条本办法由XXXXXX综合人事监察科负责解释。

　　第三十条本办法自2022年4月21日起施行，原《档案管理制度》同时废止。

　　附件：

　　1.归档文件移交单

　　2.档案借阅审批表

　　3.档案销毁审批表

　　4.卷内备考表

　　5.卷内目录

　　6.归档范围和保管期限参考表

　　7.XXXXXX档案鉴定小组